시,공간적 효율성의 업무
Ⅰ. 스마트 워크란(Smart Work)?
과연 스마트 워크를 어떻게 정의해야 할까?
크게 두가지로 나누어 말 할 수 있다.
1. 협의
최근 정부기관 및 기업이 추진하는 재택근무의 한 형태로 스마트워크 센터라는 것이 처음 도입 되고 있다.
그 중 LG 경제연구원의 발표에 따르면
"스마트 워크는 고정된 근무 장소,정해진 근무 시간에 따라 일하는 방식 대신 IT기기 등을 활용해 장소나 시간에 구애
받지 않고 일하는 유연한 근무방식을 의미한다"라고 정의하고 있다.
ex) 직장에서만 일하는 것이 아닌 이동중, 현장근무(모바일 오피스), 재택근무, 원격 사무실 근무(스마트 워크 센터) 등
1. 광의
기업에서 많이 사용되는 용어 중 업무생산성과 업무 효율성이 있다.
이 용어는 기업의 조직 인원 중 1인이 일정 기간 내 창출하는 성과를 뜻한다.
-업무 생산성 : 동 기간 내 더 많은 성과를 창출하는 것을 말함
-업무 효율성 : 같은 성과를 창출 하는 데 보다 적은 시간을 투자하는 것
기업들은 잘원이 한정적이기 때문에 필연적으로 효율성에 주목하기 시작한 이때
디지털 디바이스가 발달하며 진정한 의미의 스마트 워크가 실현될 수 있게 되고 있다.
스마트 워커가 되기 위해
보통 기업 업무는 대부분 PC를 활용하므로 업무도고의 상당수는 소프트웨어이지만 최근에는 모바일 기기 및 앱
등으로 확장했다.
기기를 갖춘다고 해서 모두가 스마트 워커가 되는 것은 아니다.
스마트 워크를 위해서는 애티튜드(Attitude)측면의 변화가 필요하다.
토끼처럼 발 빠른 스마트 워커지만, 빠르게 단위업무를 끝낸 후 얻은 시간을 효율적으로 활용하지 못한다면 슬로우 워커인
거북이에게 질 수 밖에 없다.
스마트 워커가 되기 위해
보통 기업 업무는 대부분 PC를 활용하므로 업무도고의 상당수는 소프트웨어이지만 최근에는 모바일 기기 및 앱
등으로 확장했다.
기기를 갖춘다고 해서 모두가 스마트 워커가 되는 것은 아니다.
스마트 워크를 위해서는 애티튜드(Attitude)측면의 변화가 필요하다.
토끼처럼 발 빠른 스마트 워커지만, 빠르게 단위업무를 끝낸 후 얻은 시간을 효율적으로 활용하지 못한다면 슬로우 워커인
거북이에게 질 수 밖에 없다.
스마트 워크의 활용단계
1단계 지식과 스킬을 확실하게 익힌다.
2단계 몰입 (지식과 스킬을 확실하게 익혀야만 다다를 수 있는 단계)
3단계 협업 (조직원 간 엮인 업무를 효과적으로 처리 할 수 있는 단계)
* 하지만 스마트하게 일하고 있다해도 다른 이들에게 전이하는 것은 생각보다 쉽지 않은 일이기때문에 3단계가
가장 어렵다고 할 수 있다.
Ⅱ. 스마트 워크에 도움될 Application
스마트 워크의 장점이 적용된 예를 들어보자면 아주 여러가지 이다.
그 중 하나의 예를 들어보겠다.
아침 9시에 프레젠테이션 미팅이 있는 A대리, 고객사에게 PPT자료 출력본을 전달 후 프레젠테이션을 해야 하는 것이다. 출근 지하철 속에서 A씨는 ‘KINGSOFT OFFICE’를 이용해 PPT자료를 수정하고 검토를 한다.
자료 수정 후 A씨는 ‘PRINTERSHARE MOBILE PRINT’를 통해 인쇄를 시작하고 인쇄는 사무실에 있는 인쇄기에서 무선으로 진행된다.회사에 도착한 A씨는 출력되어 있는 PPT자료를 바로 들고 고객사에게 ‘SMART OFFICE 2’를 이용하여 외부출력을 통해 프레젠테이션을 진행한다.
이같이 Work가 회사 내부에서만 진행 되는 시대는 이미 옛말 인 것 같다.
시.공간에 제한 없는 업무 효율로 인해 시간 뿐 아니라 인력 또한 낭비되지 않는 것이 요즘 office의 변화되는
추세이고 최적화 되어 100% 활용하는 날을 기다려 본다.
어플리케이션 상세 정보
[한컴 오피스 한글 뷰어]
세계적으로 많이쓰는 문서 작성 프로그램이 MS워드 일지 몰라도 우리나라에서는 ‘한글과 컴퓨터’의 한글 또한
널리 쓰이고 있다. 스마트 폰에서 문서파일을 수정할 수 있는 어플리케이션은 많지 않지만 스마트 폰으로 급하
게 문서를 읽어야 할 때 유용하게 쓸 수 있는 어플리케이션이다.
- 카테고리 : 비즈니스 및 생산성
- 최종버전 : 3.2
- 앱스토어 : http://ituns.apple.com/kr/app/hankeom-opiseu-byueo/id369832061?mt=8
- 홈페이지 : http://www.hancom.com
[주요기능]
- 스마트 폰이나 태블릿 pc에서 급하게 문서를 읽어야 하는 경우 확인 가능 함
- 유클라우드를 비롯해 드랍박스 등 클라우드 서비스와 연결되어 있어 다운 받기 유용함
[특징]
- 사용중(문서를 읽는 화면)에 원하는 단어를 입력하면 그 부분을 찾아줌
[주요화면]
[Smart Office]
오피스 관련 어플리케이션 중 가장 사용하기 편하면서도 화려한 인터페이스를 자랑한다.
워드, 파워포인트, 액셀을 포함한 MS 오피스 파일과 hwp파일, 이미지 파일 등 거의 모든
파일을 읽을 수 있으며 출력과 수정 또한 가능하다.
- 카테고리 : 생산성
- 최종버전 : 2.0.8
- 앱스토어 : http://ituns.apple.com/kr/app/smart-office-2/id504520620?mt=8
- 홈페이지 : http://www.picsel.com
[주요기능]
- 스마트 폰이나 태블릿 pc에서 급하게 문서를 읽어야 하는 경우 확인 가능함
- 문서 확인 뿐 아니라 수정 및 무선 프린트가 가능 해 작업하는 데 있어 장소에 구애 받지 않음
- 외부 출력을이용한 프레젠테이션 용이
[특징]
- 화려한 인터렉션으로 용량이 좀 큼
- 호환성이 좋긴하지만 표나 차트 등이 사라진 채 열리는 오류가 잦음
- 최신 스마트 폰에서도 가끔 메모리가 부족하다는 경고 문구가 뜨기도 함
[주요화면]
[CAMSCANNER]
컴퓨터와 스캐너가 없는 상황에서 스마트폰을 이용하여 스캔을 간편하게 이용할 수 있는 애플리케이션이다.
단순히 스마트 폰 카메라를 이용하여 스캔을 한다고 생각 할 수 있지만 CamScanner를 통해 스캔 된 문서의 화질을 보정할 수 있다.
- 카테고리 : 생산성
- 최종버전 : 1.4.0.5
- 앱스토어 : http://ituns.apple.com/kr/app/camscanner-free/id388627783?mt=8
- 홈페이지 : http://www.intsig.com/en/product.html
[주요기능]
- 스마트 폰 카메라를 이용하여 스캔
- 스마트 폰 카메라를 이용하여 스캔
- 스캔 된 문서의 화질 보정 가능
[특징]
- 크기에 제약 없이 다양한 문서를 스캔할 수 있음
- 크기에 제약 없이 다양한 문서를 스캔할 수 있음
[주요화면]
Ⅲ. 스마트 워커의 방법론
스마트워커에게 사무실 야근은 최선이 아니다.
어떤 장소에서든 집중하고 이완하며 삶의 여유를 갖는 데서 생산성이 나오는데 시간 정리력을 키워내야만
스마트 기기를 이용한 워크에서 나아가 진정한 의미의 스마트 워커가 될 수 있다.
누구나 스마트 기기를 활용하여 업무처리를 잘한다고 해서 스마트 워커가 되는 것은 아니다.
스마트 워커에게 중요한 것은 인맥에도 있다.
오피스라는 유기체적인 공간과 집단 속에서 일을 하는데
개인적인 사람이라면 자신은 물론이고 주위사람들마저 힘든 동료로 생각하게 될 것이다.
그러기 위해 인맥관리는 필요하고 인맥관리를 수월하게 할 수 있는 방법은 뭐가 있을까?
스마트 워커의 시간정리와 인맥관리에 대해 알아보자
스마트 워커가 되기 위한 시간정리 단계
1단계 Smart Mind
자신이 하고 싶은 일을 먼저 생각하고, 자신만의 비전을 세운 뒤 현실성을 점검해보자.
2단계 Smart Management
업무시간을 올바르게 활용하지 못하면 나머지 시간은 낭비가 되기 때문에 시간 패턴을 파악하자
3단계 Smart Habit
시간 정리를 위해 반드시 필요한 것은 습관을 바꾸는 것이다.
시간을 파악하고 계획하는 것을 잘해도 몸에 익지 않으면 소용이 없기 때문에
처음에는 자신이 생각하는 시간 효율을 높일 수 있는 습관을 세가지만 정해서 훈련해보자
처음에는 자신이 생각하는 시간 효율을 높일 수 있는 습관을 세가지만 정해서 훈련해보자
4단계 Smart Tool
동물은 사용할 수 없지만 인간은 사용할 수있는 도구 활용 능력에 주목하자
플래너,체크리스트 등을 도입해 실천할 수 있을 만큼 아주 조금씩
인맥정리 단계
'인맥정리'라고 하면 부담스럽고 가식적이라고 생각하는 사람도 많겠지만 인맥은
자신의 부족함을 채워주며 취업,이직,결혼 같은 인생의 중대한 이벤트를 위해서도 꼭
필요하다.
자신의 부족함을 채워주며 취업,이직,결혼 같은 인생의 중대한 이벤트를 위해서도 꼭
필요하다.
1단계 현재 인맥 정리
명함정리를 잘 못하는 사람이 생각보다 많은데, 여기저기 흩어 놓는 것 보단 개인 생활과 업무 카테고리로 나누고
우선순위를 매기는 방식이 좋다.
우선순위를 매기는 방식이 좋다.
이렇게 분류한 명함은 자신에게 맞는 저장 시스템으로 보관한다.
ex) 아웃룩,포털 주소록 등
2단계 새로운 사람을 만나는 것
SNS 특성을 파악해 최소한의 정성과 시간을 쏟자
간편하게 facebook만 봐도 그사람의 취향과 근황을 알 수 있다.
그렇다면 그런 것들을 이용하여 지속적인 관심과 관리를 통해 오프라인 만남까지
도달하면 좋은 인맥으로 발전할 수 있다.
3단계 사람을 대하는 나만의 시스템을 만들 것
시스템 예시 1
한 업체의 대표가 사용하는 방법은 정기적 리스트 메일링 이다.
사람들이 좋아할만한 개인 뉴스레터를 발송하는 것인데, 아주 번거롭고 큰일 같지만 기존 블로그 글을
요약하고 링크를 거는 방식을 활용한다면 많은 시간을 들이지 않을 수 있다.
시스템 예시 2
나만의 VIP리스트를 만들어 보는 것도 좋다.
다양한 관계에서 만난 사람 중 평생 함께하고 싶은 인맥 목록을 작성하자
인맥의 관심사나 특징을 기록해 놓으면 인맥관리에 유용할 것이다.
ex) 아웃룩,포털 주소록 등
2단계 새로운 사람을 만나는 것
SNS 특성을 파악해 최소한의 정성과 시간을 쏟자
간편하게 facebook만 봐도 그사람의 취향과 근황을 알 수 있다.
그렇다면 그런 것들을 이용하여 지속적인 관심과 관리를 통해 오프라인 만남까지
도달하면 좋은 인맥으로 발전할 수 있다.
3단계 사람을 대하는 나만의 시스템을 만들 것
시스템 예시 1
한 업체의 대표가 사용하는 방법은 정기적 리스트 메일링 이다.
사람들이 좋아할만한 개인 뉴스레터를 발송하는 것인데, 아주 번거롭고 큰일 같지만 기존 블로그 글을
요약하고 링크를 거는 방식을 활용한다면 많은 시간을 들이지 않을 수 있다.
시스템 예시 2
나만의 VIP리스트를 만들어 보는 것도 좋다.
다양한 관계에서 만난 사람 중 평생 함께하고 싶은 인맥 목록을 작성하자
인맥의 관심사나 특징을 기록해 놓으면 인맥관리에 유용할 것이다.
Smart Tool에 대한 상황별 활용 예시
[할일 잊지 않기]
하루하루 살아가는 우리에게 끝없이 해야할일이 쏟아지고
그것들을 하나하나 기억하기란 쉽지 않은 일이다.
대표적으로 구글 캘린더에서 제공하는 구글 태스크(google Task)나 네이버 캘린더 등을 이용하여
스케줄을 빠짐 없이 기록하는 방법이 있는데 이방법을 이용한다면
PC나 맥에서 웹 브라우저를 이용하여 사용가능하고
날짜별로 해야 할 일을 기록하고 일목요연하게 확인할 수 있다.
또하나의 장점은 아이폰,아이패드,안드로이드폰, 태블릿 PC등 다양한 디바이스로
시,공간에 제약 없이 확인 및 수정 가능하다.
기존에 머리속으로 기억하거나 손수 다이어리에 기록해서 작성하는 방식은
잊어버리거나 체크를 못해 깜빡하는 일이 많고 수정이 어려웠는데 이 방식을 이용하면
꼼꼼하게 챙길 수 있을 것이다.
[주요화면]
PC웹 브라우저와 모바일 웹 두가지 디바이스에서 보여지는 동일한 정보
[스마트폰, 태블릿 PC를 활용한 시간관리]
PC와 인터넷은 우리의 근무환경과 생활환경을 크게 바꿨다.
인터넷으로 필요한 정보를 빠르게 찾아보기 쉬워진 것
하지만 최근들어 PC보다는 스마트폰과 무선 인터넷으로 넘어가고 있다.
스마트폰으로 우리는 시,공간에 제약 없이 어떤 정보든 얻어 낼 수 있게 되었다.
회의 하다가도 출/퇴근 중에도 업무 확인이 가능하여 업무 처리 속도가 많이 빨라졌다.
나아가 업무를 처리하기엔 화면이 좀 작게느껴졌을 스마트 폰보다는 태블릿PC를 이용하면
업무 관련 자료를 출근지나 외근지 어디서나 즉각확인, 수정하기 편리하다.
나아가 업무를 처리하기엔 화면이 좀 작게느껴졌을 스마트 폰보다는 태블릿PC를 이용하면
업무 관련 자료를 출근지나 외근지 어디서나 즉각확인, 수정하기 편리하다.
노트북보다 가벼워 이동성도 좋으며 화면도 커 자투리 시간을 활용하며 업무를 처리 할 수 있어
개인시간이 많아진 셈이다.
[스케줄 관리]
[스케줄 관리]
시간을 효율적으로 관리하기 가장 좋은 방법 = 다이어리를 활용
스마트 폰에 제공되는 캘린더나 인터넷으로 사용 가능한 캘린더 서비스를 이용하면
오늘,내일 다음주 등 업무상 미팅 스케줄을 파악하기 쉽다.
오프라인 다이어리는 1년이라는 제한적인 플랫폼이 주어지는 반면
인터넷 캘린더 서비스는 수년 혹은 수십년을 사용해도 무관하다.
또 디지털 캘린더를 활용하게 된다면 나의 스케줄은 물론 팀의 시간도 함께 관리 할 수 있다.
회사 내의 팀별 스케줄을 공유함으로써 회사 전체 스케줄을 한눈에 파악 할 수 있을 것이다.
디바이스를 잃어버려도 복귀가능한 인터넷 캘린더가 스케줄 관리에 가장 적합하다.
[프로젝트 다이어리]
회사 업무를 보며 겪게 되는 수많은 경험은 시간이 흐른뒤 내공으로 쌓인다.
직장생활을 수년간 하면서 지식이 쌓이고, 지식이 숙성돼 지혜를 얻게 되는 것인데
이 과정을 줄이기 위해선 프로젝트 다이어리를 쓸 필요가 있다.
프로젝트 다이어리가 곧 직장생활 경험에서 배움을 주는 교과서/교재같은 역할이 되는 것이다.
PC,스마트폰,태블릿 등 여러 디바이스에서든 지원되는 에버노트를 이용하여 각종
PC,스마트폰,태블릿 등 여러 디바이스에서든 지원되는 에버노트를 이용하여 각종
프로젝트에 대해 일기 쓰듯 주요 이슈/문제, 해결과정/고민, 진행상황/성과 등을 기록 후
복습하게 되면 프로젝트 수행 방법론이 고스라니 베어 있게 될 것이다.
[모바일에서의 활용]
명함을 활용한 어플리케이션을 이용해보자
'Biz Reader'는 명함 촬영 명함선택, 명함집 등 간단히 3개 메뉴로 구성되어 있다.
명함 촬영 메뉴를 통해 받은 명함을 촬영하면 자동으로 정보를 인식하고
이름,이메일,주소,연락처,직급 및 직책 등 명함 내 모든 정보를 등록한다.
정보를 등록한 후 주소록을 백업해 포털로 전송하는 것이 가능해 매우 편리한 방법이다.
출처- 잡지 : APP STORY : 테마앱 '오피스 편'
월간 웹 : 생산성 높은 스마트 워크를 꿈꾸는 당신에게 Work Smart,PLAY MORE!
'Biz Reader'는 명함 촬영 명함선택, 명함집 등 간단히 3개 메뉴로 구성되어 있다.
명함 촬영 메뉴를 통해 받은 명함을 촬영하면 자동으로 정보를 인식하고
이름,이메일,주소,연락처,직급 및 직책 등 명함 내 모든 정보를 등록한다.
정보를 등록한 후 주소록을 백업해 포털로 전송하는 것이 가능해 매우 편리한 방법이다.
출처- 잡지 : APP STORY : 테마앱 '오피스 편'
월간 웹 : 생산성 높은 스마트 워크를 꿈꾸는 당신에게 Work Smart,PLAY MORE!
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